Will der Verein Informationen über seine Mitglieder (z.B. im Internet) veröffentlichen, ist die vorherige schriftliche Einwilligung des Betroffenen erforderlich. Dabei sollte ein formularmäßiger Vordruck zweierlei berücksichtigen:
1) Das eintretende Mitglied gibt diese Erklärung freiwillig ab und kann sie jederzeit widerrufen. Es kann den Umfang der zu veröffentlichenden Daten auch von vornherein beschränken.
2) Dem Mitglied muss die Tragweite seiner Erklärung bewusst sein, das ist nur der Fall, wenn es weiß, welche seiner Daten in das Internet gestellt werden. Bsp: Spielerprofil bei Fußball.de
Vereine sollten gerade bei der Nutzung des neuen Mediums Internet sehr sorgfältig überlegen, welche personenbezogenen Informationenzur Selbstdarstellung im Internet wirklich notwendig sind. Das Internet bietet für die Vereine große Chancen zur Selbstdarstellung, aber auch Risiken für die betroffenen Vereinsmitglieder. Daneben sind zahlreiche Fragen der Internetsicherheit zu berücksichtigen. Der Adressatenkreis im Internet ist nahezu unbegrenzt und einmal in das world wide web gestellte Daten sind preisgegeben, da die Daten weltweit, d.h. auch in Staaten mit niedrigerem Datenschutzniveau abrufbar sind. Zudem ist auf die generellen Risiken, wie die weit reichende Verknüpfbarkeit, die mangelnde Vertraulichkeit und die Möglichkeit der inhaltlichen Veränderung hinzuweisen.

Für eigene Zwecke des Vereins kann der Verein personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies dem Vereinszweck oder einem Vertragsverhältnis mit den jeweils betroffenen Personen entspricht. Darüber hinaus ist ihm die Verarbeitung personenbezogener Daten dann erlaubt, wenn sie zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Vereins erforderlich ist oder wenn es sich um allgemein zugängliche Daten handelt und kein Grund zu der Annahme besteht, dass die Betroffenen überwiegende schutzwürdige Interessen am Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung haben.
Für fremde Zwecke darf ein Verein personenbezogene Daten übermitteln oder nutzen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen eines Dritten oder zur Abwehr von Gefahren für die staatliche und öffentliche Sicherheit sowie zur Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Für Zwecke der Werbung oder der Markt- und Meinungsforschung können die in § 28 Abs. 3 Nr. 3 BDSG aufgeführten Daten (z.B. Zugehörigkeit zu einer Personengruppe, wie etwa Mitglied eines Sportvereins,Name, Anschrift, Geburtsjahr) listenmäßig übermittelt werden, soweit der Betroffene eingewilligt hat. In allen diesen Fällen ist die Übermittlung oder Nutzung der Daten nur zulässig, wenn bei pauschaler Abwägung kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen. Wenn die Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten nicht auf eine der vorstehenden Regelungen gestützt werden kann, ist sie nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat.

Wenn Mitglieder im Einzelfall den Verein um Auskunft über Daten anderer Mitglieder ersuchen (etwa um eine Bekanntschaft zu pflegen), beurteilt sich die Zulässigkeit der Datenübermittlung danach, ob das auskunftsersuchende Vereinsmitglied ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der Daten hat und ob bei pauschaler Abwägung keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Mitglieder der Datenübermittlung entgegenstehen. Dabei kommt es auf die Umstände des konkreten Falles an.

Ist ein Verein verpflichtet, die Daten seiner Mitglieder regelmäßig einer Dachorganisation – beispielsweise einem Bundes- oder Landesverband– zu übermitteln, sollte dies in der Vereinssatzung geregelt werden.

In vielen Vereinen ist es üblich, personenbezogene Informationenn am Schwarzen Brett auszuhängen oder in Vereinsblättern bekanntzugeben. Der Vereinsvorstand darf grundsätzlich nicht ohne Einwilligung seiner Mitglieder Adressen am Schwarzen Brett aushängen, wenn die Kenntnisnahme durch Vereinsfremde erfolgen kann.